Blogi & artiklid

21. veebruar 2018

Töö disain – loome selgust

Autor: Sirje Tammiste

Disain on jõudnud kohtadesse, kus varem selle peale ei mõeldud. Näiteks mõeldakse meditsiinis teenuste disainile – pole sugugi nii, et lähed arsti juurde ja saad rohu. Läbimõeldud teenus disainitakse just sellele patsiendile sobivaks – kuidas saab õigel hetkel perearst teada, et patsient on haiglas, kuidas jõuab info sotsiaaltöötajani, et nüüd on vaja kodus talle abi pakkuda jne.

Või teine näide – valdade ühinemisega on vaja infoliikumine hoopis uuele tasemele viia. Kui varasemalt oli palju teadmist ametniku peas ja märkmikus, siis nüüd peab see info läbi hästi korraldatud teabeteenuste liikumise olema kättesaadav just neile ametnikele, kes peavad kodanikele andma vastuseid ja korraldama vajalikke teenuseid. Suured vallad vajavad hoopis uudsema mõtlemisega teabeteenistuste juhte – neid, kes oskavad näha tervikut, teha koostööd ja luua detailideni läbimõeldud infoliikumise süsteemi.

Töö disain on vajalik ka igas äriettevõttes. Ettevõtete äri on pidevas muutumises, allkirjastatud ametijuhendid ei ole piisavalt paindlikud. Iga töötaja loob tegelikult ise oma töö – vastavalt sellele, millised on tema tugevused, kogemused ja oskused. Ühe töötaja vahetumine või uue ametikoha loomine tähendab kõikide töökohtade uut disainimist.

Meie puutume sellega igapäevaselt kokku – personaliotsing algab uue ametikoha detailsest kirjeldamisest, alles seejärel saame edasi liikuda töötaja oskustele ja kogemustele esitatavate nõudmiste sõnastamisele. Eriti palju tuleb aega aruteludele pühendada siis, kui on tegemist täiesti uue ametikohaga. Oleme kogenud, et väliselt on juhtkond justkui ühel arvamusel, aga detailseks minnes kuuleme, et iga juhtkonna liige mõtleb sellest ametikohast erinevalt.


Kui loote uut töökohta, on hea läbi teha järgmised sammud:

  • Jõudke üksmeelele, miks me selle töökoha loome.
  • Sellest tuleb töö eesmärk – mida peab töötaja saavutama ja kuhu oma igapäeva tööga jõudma. Mida konkreetsemalt on eesmärk sõnastatud, seda parem.
  • Mida tuleb teha - millised on tegevused, mida ta teeb selle eesmärgi saavutamiseks.
  • Kuidas tuleb teha - millised on hästi tehtud töö mõõdikud, tegevuste tulemused ja kvaliteet.
  • Kellega koos tuleb teha – kellega peab ta tegema koostööd, kelle tööd juhib ja kellele esitab oma töö tulemused.
  • Kelle tööd uus loodav ametikoht mõjutab – uue ametikoha loomisel on vaja meeskonnas tervikuna läbi vaadata kogu meeskonna/üksuse/ettevõtte töökorraldus, kõikide töötajate vastusvaldkonnad ja luua hea infoliikumine. Väga lihtsalt on tekkimas „hallid alad“ – teatud tegevused ununevad, kõikidele probleemidele pole selgelt määratletud „peremeest“ – kes selle probleemi lahendamise eest vastutab.

Näiteks luuakse müügiettevõttes uus juhtimistasand. Kui varasemalt allusid projektimüügi juhid kaupluse juhile, siis nüüd hakkavad alluma müügijuhile. Eesmärk on keskenduda aktiivsemale ja süsteemsemale müügitööle. Müügijuht hakkab projektijuhtide tööd koordineerima ja selgemalt eesmärgistama, vajadusel osaleb kliendikohtumistel. Projektijuhid on seni olnud tipptundidel abiks ka letimüügis. Letimüük ei too juurde müügitulemust, aga on vajalik, et kliendid saaksid väga hea teeninduse. Kaupluse juhataja ja müügijuht peavad selle omavahel läbi rääkima ja kokku leppima. Mida rohkem on projektijuhid leti taga, seda vähem teevad nad aktiivset müüki klientidele. Kes otsustab kampaaniad, turundustegevused? Kõik see tuleb omavahel läbi arutada enne, kui müügijuhi konkurss on välja kuulutatud. Muidu on meeskonnas segadust rohkem, kui uus töötaja kasu suudab tuua.

Nii on vahel eeltöö enne konkurssi meie projektijuhilt sama palju aega võttev kui õigete inimeste leidmine.

Soovitan kõikidel, kes ettevõttes personalivaliku eest vastutavad, võtta ise aega ja motiveerida juhte nendesse aruteludesse panustama. Liiga sageli olen kandidaatidelt kuulnud töölt lahkumise põhjusena ebaselgust - mida temalt tegelikult oodati. Kuulutuses ja enne tööle tulekut oli üks jutt, pärast aga selgus hoopis midagi muud. 


Loe veel:
Kuidas arenguvestlustest meeskondlik eesmärk teha?
Miks mõni firma aina uusi töötajaid otsib?