Blogi & artiklid

12. jaanuar 2021

Personalidokumendid – mida ja miks on vaja?

Autor: Sirje Tammiste

See, et iga töötajaga on sõlmitud tööleping ja ta on registreeritud Töötamise registris, on tänases päevas normaalsus. Nn. „mustalt“ töötamist jääb järjest vähemaks.

Kuid - kas teie ettevõtte töölepingute muudatused on kõik kirjalikult sõlmitud ja allkirjastatud?

Hiljuti läks tööle väikeettevõtte tegevjuht, kes esimesel päeval alustas töölepingutest, et saada ülevaade – kes, kus ja millistel tingimustel töötab. Ehmatusega tõdes ta – kuigi 5 aastat tagasi oli ettevõtte nimi muutunud, ei olnud seda muudatust töölepingutesse sisse viidud. Vähe sellest, pikaaegsetel töötajatel oli töölepingus palk kirjas kroonides … Kui ta sai raamatupidajalt info töötajate palkade kohta, ei ühtinud need töölepingus kirjas olevaga. Raamatupidaja sõnul olevat eelmine juht talle kollasel lipikul andnud töötaja uue palganumbri. Ettevõttes teostatavad tööd nõuavad tööohutusalast instrueerimist, aga selle kohta ühtegi märget, et seda oleks tehtud. Lähemal uurimisel selgus, et polegi tehtud! Suurtel masinatel töötamisel võib aga tööõnnetusi juhtuda, sealt edasi ei tahtnud ta mõeldagi!

Miks need olid korrast ära? Eelmine juht oli ettevõttes väga väga pikalt töötanud ja leppis inimestega töö- ja palgatingimused suusõnaliselt kokku. Otseselt vastutust korrektse dokumentatsiooni eest kellelegi ei olnud antud. Kuna tal oli väga palju muid tähtsamaid tegemisi, kui „paberite määrimine“, siis need jäidki tähelepanuta.

Konkurentsikeelu kasutamine tuleb hoolega läbi mõelda. Töölepingu lõpetamisel tuleb konkurentsikeeld eraldi lõpetada. Muidu võtab endine töötaja teiega aja möödudes ühendust ja küsib raha konkurentsikeelu tingimuse täitmise eest. Kuigi teie teada on ta ammu erialasel tööl ja pole konkurentsikeelu tingimuse pärast millestki ilma jäänud. Kohtulahendid näitavad, et õigus antakse töötajale.

Ettevõtte juht vastutab, et töötaja tööle vormistamine on korrektne ja kõik tema töötamisega seonduv seaduspärane. Ka siis, kui ettevõttes on tööl personalispetsialist või personalijuht, võiks tegevjuht aeg ajalt dokumentidele pilgu heita, et ta teaks asjade tegelikku seisu. Ikka mõtleme, et meie ettevõttes tööõnnetust ei juhtu ja töötaja töövaidlusse ei pöördu. Siiski õnnetused juhtuvad ja erimeelsused tekivad. Just siis on korrektsetest dokumentidest palju abi!

Kuid ametijuhendid – on need üldse vajalikud? Olen ikka kuulnud, et pole vaja kirjalikku ametijuhendit – inimesed hakkavad näpuga rida ajama ja kui paluda neil mõnd muud ülesannet täita, siis keelduvad. Kui kirjalikult pole kokku lepitud millised on töötaja tööülesanded, siis võib ta kas tahtlikult või tahtmatult mõndagi tegemata jätta ja öelda – aga ma ei teadnud, et see on minu töö!

Mis peaks ametijuhendis kirjas olema?
  • Töötaja koht struktuuris (kellele allub ja kes talle alluvad) ning asendused töötaja puhkuse/haiguse ajal ning kas ka tema kedagi asendab. Eestis on enamus ettevõtteid väiksed või keskmised. Ikka juhtub, et töötaja saab korraldusi erinevatelt juhtidelt ja vahel on need vastuolulised. Kui töötajal pole oma tööülesandeid mitte kellelegi üle anda, on see suur äririsk. Ikka tuleb elus ette olukordi, kus tööd teha pole võimalik. Töötaja ootamatu eemalolek oleks asendusega lihtne lahendada, kuid selleks on vaja selget kokkulepet ja töötajat, kes on pädev oma kolleegi tööülesandeid ajutiselt tegema.
  • Tööülesanded ja kvaliteet – milliste kriteeriumite alusel loetakse töö hästi tehtuks, mis ajaks kellele mingi aruande peab esitama, mitme päeva jooksul peab töötaja kirjale vastama jne. Meie klient ütles koostöö algul, et ta on mitu korda ise värbamist läbi viinud, kuid ikka on teinud vale valiku. Lähemal süvenemisel selgus, et uuel töötajal polnud kirjalikult fikseeritud selgeid tööülesandeid, mida ta täitma pidi. Kuna juht elas välisriigis ja igapäevane juhendamine polnud võimalik, siis juhtuski, et olulised asjad jäid tegemata. Me alustasime ametijuhendi koostamisega, selleks suhtlesin 4 inimesega, et saada antud positsioonist tervikpilt. Kui seda oleks tehtud varem, oleksid eelmised töötajad suure tõenäosusega õnnestunud ja paljud probleemid olemata.
  • Kindlasti võiks olla ametijuhendis kirjas ülesanne – täidab otsese juhi jooksvaid ülesandeid. Siis pole vaja muretseda, et äkki töötaja ei ole nõus juhi korraldusi täitma.
  • Töötaja õigused ja volitused – milliseid otsuseid võib ta ise teha, milliseid peab kooskõlastama, millistele lepingutele võib anda allkirja, kellelt on tal õigus infot saada, jne.
  • Nõudmised töötajale nii hariduse, oskuste kui kogemuste osas. Kui uuel töötajal teadmisi napib, on võimalik kohe töösuhte algul teha läbimõeldud plaan oskuste omandamiseks, vajadusel leppida kokku koolitusplaan ja sõlmida koolitusleping.
  • Nõudmised töötaja isikuomadustele ja käitumisele – sellega annab tööandja selge raamistiku, millist käitumist ja suhtumist ta ootab ja mida inimese juures väärtustab.

Ametijuhend on töölepingu lisa, millele töölepingus viidatakse (täpsemad tööülesanded on kirjas ametijuhendis) ning mis kahepoolselt allkirjastatakse.

Kuna on ametijuhendist abi?
  • Uue töötaja sisseelamise planeerimisel – iga tööülesande juurde saab kokku leppida juhendaja või mentori, kes uuele töötajale tuge pakub. Katseaeg on edukalt läbitud, kui iga tööülesande juurde saab teha linnukese – töötaja saab sellega hakkama.
  • Struktuurimuudatuste planeerimisel ja elluviimisel – sel ajal muutuvad töötajate vastusvaldkonnad ja need tuleb selgelt kokku leppida. Ka muutuvad alluvussuhted ja omavaheline asendamine.
  • Uue töökoha loomisel – seda alustatakse ametikohale planeeritud ülesannete kirjapanemisega. Selle käigus muudetakse ka nende ametijuhendeid, kelle ülesanded uuele ametikohale üle antakse.
  • Asendajale tööülesannete üleandmisel  - konkreetsus ja selgus tööülesannetes aitab asendajal hõlpsalt töö üle võtta ning nii saab puhkuse/haiguse ajal rahulikult tööst eemale jääda.
  • Arenguvestluse ettevalmistamisel – hea ja lihtne on üle vaadata ülesanded ja omavahel arutada, mis on hästi tehtud ja mis vajab enam tähelepanu või ka koolitust.
  • Töövaidluste vältimiseks – kui tööülesanded ja nende kvaliteet on korrektselt kirja pandus, saab töötajaga rahulolematuse korral neile viidata. Soovitame seda kirjalikult teha. Kui töösooritus ei parane, on töötaja töölt vabastamine juriidiliselt lihtne ja pole vaja muretseda aja ja energia pärast, mis kulub töövaidluskomisjonis käimisele.

Loe veel:
Personalitöö kolm kontrollküsimust